Arcadium werkt met een grote hoeveelheid apparatuur. Om deze reden zijn niet alle locaties geschikt voor het organiseren van een pop-up game area. Uit- en inladen moet snel en efficiënt kunnen gebeuren om binnen de geplande op- en afbouwtijden te blijven. Het is daarom wenselijk om uit te laden op de evenementlocatie zelf.

Eigenschappen van locaties die wel geschikt zijn:

• op de begane grond

• met een hoog plafond (>3,5 meter), mits er tenten gebruikt worden.

• op een met vervoer makkelijk bereikbare aangewezen locatie (voor het efficiënt uitladen)

• overdekt (afgeschermd van weersinvloed)

• buiten, met de juiste weersomstandigheden (zonnig, droog)

• het is wenselijk om te laden en lossen op de aangewezen evenementlocatie

• met een makkelijk bereikbare parkeerplaats (bijvoorbeeld dichbij de evenementlocatie)

• op een stevige, vlakke en droge ondergrond (vloerbedekking, vlonders, beton, etc.)

Eigenschappen van locaties die niet geschikt zijn:

• op een hogere verdieping dan de begane grond

• met een laag plafond (<3,5 meter), tenzij er geen tenten gebruikt worden

• op een met vervoer moeilijk bereikbare aangewezen locatie (voor het efficiënt uitladen)

• wanneer deze niet overdekt is (niet afgeschermd van weersinvloed)

• buiten, met een slechte weersvoorspelling (regenachtig, hoge luchtvochtigheid)

• het is niet wenselijk om ver van de evenementlocatie te laden en lossen

• met een moeilijk bereikbare parkeerplaats (bijvoorbeeld ver weg van de evenementlocatie)

• op een instabiele, niet effen en vochtige ondergrond (gras, modder, zand, etc)

• Arcadium vereist op- en afbouwtijd. De opbouwtijden zijn respectievelijk twee, vier en acht uur.

• De afbouwtijden zijn respectievelijk één, twee en vier uur.

• Huur je de grote set-up, dan is de opbouw een dag van tevoren, en de afbouw de dag erna. Deze set-up wordt met een bakwagen vervoerd.

• De compacte en de middelgrote set-ups worden met een bus (L3) vervoerd.

• Bij slechte weersvoorspellingen bij een buitenevenement behoud de Arcadium organisatie het recht om de apparatuur uit noodzaak veilig te stellen en af te bouwen. Ook bij hoge luchtvochtigheid of onweer is het wegens veiligsheidsreden noodzakelijk om de bezoekers en de set-up tijdig veilig te stellen. Bij annulering van deze aard word de factuur voor de helft (50%, ex BTW) vergoed.

De reservering van Arcadium dient minstens een maand van tevoren ingediend te zijn.

Zodra er schriftelijk (via de mail) akkoord is op de offerte word een aanbetaling van de helft (50%) van de factuur (ex BTW) in rekening gebracht.

Bij annulering binnen twee weken voor de geplande datum word 50% van de factuur in rekening gebracht.